Ya sea un evento corporativo, o una cita particular, la organización del catering pone a prueba la capacidad organizativa, la gestión del personal, la elección de las elaboraciones, la atención a los detalles y otros muchos factores. Por eso organizar un catering perfecto es casi un arte.
Para empezar, es importante tener presente que el catering no solo se encarga de proveer la comida y bebida. También juega un papel fundamental en la experiencia global del evento.
Tengamos en cuenta que un catering es, por encima de todo, un momento social: se establecen relaciones, se hacen negocios, se intercambian ideas y anécdotas. Por eso la organización es lo que va a marcar la diferencia entre un evento memorable y otro que quieras olvidar pronto.
Las claves para que todo salga bien te las damos a continuación.
7 pasos para organizar un catering y triunfar
El catering es un evento que pone a prueba tanto la meticulosidad de la organización como el buen gusto de los anfitriones.
Sigue estos pasos y no solo te asegurarás que tu evento sea un éxito, sino que también dejarás una impresión duradera en todos los presentes.
1. Define el tipo de evento
¿Es una reunión corporativa? ¿Una quedada informal entre amigos? ¿Una fiesta de cumpleaños para toda la familia? Cada tipo de evento tiene características y requisitos específicos.
Por ejemplo, para reuniones corporativas, almuerzos de trabajo o cenas de empresa, es importante que los platos sean tanto sofisticados como prácticos, bocados que no interrumpan la conversación entre los asistentes ni roben demasiado protagonismo.
En cambio, en las reuniones informales se pueden poner opciones fáciles de compartir y disfrutar en un ambiente mucho más relajado. Tapas, sandwiches, opciones para dipear… pueden tener cabida.
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2. Número de invitados, necesidades y preferencias
¿Cuántos asistentes se esperan? Es el dato clave para estimar la cantidad de comida y bebida que se necesita. Conviene calcular con un margen de seguridad para no quedarse corto, especialmente en eventos grandes o cuando la asistencia puede variar.
Para eventos con buffet, considera que los invitados tienden a servir más cantidad de comida, mientras que para servicios en mesa, las porciones suelen ser más controladas.
También es importante saber si hay personas con necesidades alimentarias específicas, como vegetarianos, veganos o personas con intolerancias alimentarias o alergias. Es necesario ofrecer opciones para todos los perfiles.
Tampoco está de más, si procede, intentar conocer los gustos y preferencias generales para, por ejemplo, no organizar un catering temático con comida mexicana si a los asistentes no les gusta la comida picante.
Organizar una cata previa para que los anfitriones puedan probar y ajustar el menú es muy buena idea.
3. Selección del menú ideal
La clave de este punto es adaptar el menú al tipo de evento y al horario:
- Desayunos y brunches: ofrece opciones ligeras y energéticas, como panes frescos, bollería, frutas, y alimentos altos en proteínas como huevos y embutidos. Acompaña con bebidas como café, té, y zumos naturales.
- Almuerzos y cenas: aquí puedes ofrecer menús más completos, que incluyan entrantes, platos principales y postres. Considera opciones que se ajusten al momento del día y al tipo de comida que los invitados esperan.
- Cócteles y eventos nocturnos: los eventos en la tarde o noche pueden beneficiarse de una variedad de aperitivos y bocadillos. Opta por platos que sean fáciles de comer de pie y que complementen las bebidas que se sirvan.
Y siempre elige productos de alta calidad para garantizar una buena experiencia. Uno de los puntos más importantes es el pan. El pan de alta calidad añade un toque especial a cualquier comida. Nosotros te recomendamos nuestros panes precocidos, ya que permiten servir pan fresco con la mínima preparación, en el mismo lugar del evento.
4. Presentación y distribución del catering
Una presentación bien cuidada es parte del éxito de un catering. Utiliza platos, bandejas y decoraciones que complementen el tema del evento, y asegúrate de que los alimentos se presenten de manera ordenada y apetecible.
Considera también la incorporación de elementos visuales como flores, etiquetas de menú y elementos temáticos para un impacto adicional.
En cuanto a la distribución, si optas por un buffet, asegúrate de que las estaciones de comida estén bien organizadas para permitir un acceso fácil y sin aglomeraciones.
También conviene planificar la reposición de alimentos y bebidas de manera oportuna, evitando interrupciones en el servicio.
5. Trabaja con proveedores de confianza
Una parte esencial para garantizar un catering exitoso es establecer alianzas sólidas con los proveedores. Es la forma de asegurarse que todo llegará a tiempo y en óptimas condiciones.
- Evalúa la experiencia: opta por proveedores con experiencia en el sector del catering y que tengan un historial comprobado de éxito en eventos similares. En el caso de Antic Tradicional, nuestra especialización en panes precocidos asegura un producto de calidad que puede ser horneado justo antes de servir, garantizando frescura y sabor.
- Revisar la calidad del producto: siempre que sea posible, realiza catas y revisa muestras de productos para asegurarte de que cumplen con tus expectativas y las de tus clientes.
- Considera la logística y el servicio: asegúrate de que puedan manejar la distribución y entrega de productos de manera que se alineen con el horario y las necesidades de tu evento.
Elegir socios de confianza es una inversión en el éxito de tus eventos. Asegúrate de que cada detalle, desde la comida hasta el servicio, cumpla con los más altos estándares.
6. Equipos y personal necesarios
Es fundamental disponer de los aparatos de cocina necesarios, como hornos y estufas, que permitirán preparar y mantener la comida a la temperatura correcta. Para eventos que incluyan pan precocido, un horno de calidad es especialmente importante para garantizar que el pan se hornee perfectamente justo antes de servir.
Además, hacen falta utensilios de servicio adecuados, como bandejas, fuentes, cubiertos para servir y otros elementos que faciliten una presentación eficiente de la comida. Valora si es necesario contar con personal, como camareros y ayudantes, para encargarse de servir la comida y gestionar el buffet o las estaciones de comida.
7. La experiencia del cliente
Crear una experiencia memorable para los comensales es esencial para el éxito de cualquier catering. Desde la presentación de la comida hasta la interacción del personal con los invitados, cada aspecto contribuye a la experiencia general. La comida debe ser deliciosa, pero también visualmente atractiva y ha de ser servida de manera impecable.
Por último, pregunta: la opinión de los comensales es una herramienta imprescindible para mejorar futuros eventos.
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